Działalność nierejestrowana, czyli nieewidencjonowana, stanowi formę prowadzenia działalności zarobkowej przez osoby fizyczne, która nie wymaga wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Jest to opcja dedykowana tym, którzy realizują mniejsze przedsięwzięcia gospodarcze i chcą unikać skomplikowanych obowiązków administracyjnych lub dopiero testują swój nowy model biznesowy.
Charakterystyka działalności nierejestrowanej
Działalność nierejestrowana jest definiowana przez ustawodawcę jako drobna działalność zarobkowa, nieprzekraczająca w żadnym miesiącu 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Dla roku 2024 granice te wyznaczono na kwoty 3 181,50 zł od stycznia do czerwca oraz 3 225 zł od lipca (art. 5 pkt 21 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej). Przekroczenie tego limitu w jakimkolwiek miesiącu automatycznie klasyfikuje działalność jako pełnoprawną działalność gospodarczą, zobowiązując przedsiębiorcę do jej rejestracji w CEIDG w ciągu 7 dni od przekroczenia progu.
Kto może prowadzić działalność nierejestrowaną?
Działalność nierejestrowaną może prowadzić każda osoba fizyczna, która nie zarejestrowała firmy lub jej działalność gospodarcza była zawieszona przez ostatnie 60 miesięcy. Dodatkowo, prawo to przysługuje również cudzoziemcom legalnie przebywającym na terenie Polski, pod warunkiem że spełniają ogólne warunki przewidziane dla polskich obywateli.
Jak ustalić limit przychodów w działalności nierejestrowanej?
Aby ustalić limit przychodów w działalności nierejestrowanej, należy uwzględnić wszystkie „kwoty należne” z danego miesiąca, czyli te wynikające z wystawionych faktur lub rachunków, niezależnie od tego, czy płatność została już otrzymana. Nie wlicza się do tego limitu wartości zwróconych towarów oraz udzielonych bonifikat i skont. Ewidencja sprzedaży służy do monitorowania tych przychodów, co pozwala na utrzymanie statusu działalności nierejestrowanej. Jeżeli przychody przekroczą ustalony próg, który stanowi 75% minimalnego wynagrodzenia, przedsiębiorca ma obowiązek zarejestrować działalność w CEIDG w ciągu 7 dni, aby uniknąć konsekwencji prawnych i finansowych.
Korzyści z prowadzenia działalności nierejestrowanej
- Brak formalności rejestracyjnych: Nie wymaga zgłaszania w CEIDG ani posiadania numerów NIP i REGON.
- Uproszczone obowiązki podatkowe: Nie płacisz zaliczek na podatek dochodowy ani VAT, o ile nie przekraczasz kwoty 200 tys. zł rocznych przychodów. Rozliczenie podatkowe odbywa się raz w roku na formularzu PIT-36.
- Brak obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne: Chyba że działalność przekształci się w zarejestrowaną działalność gospodarczą po przekroczeniu limitu przychodów.
- Uproszczona księgowość: Wystarczająca jest prosta ewidencja sprzedaży, bez potrzeby prowadzenia pełnej księgowości.
Kiedy działalność trzeba zarejestrować
Działalność nierejestrowana, choć oferuje elastyczność i mniej formalności, nie zawsze jest odpowiednia dla każdego typu przedsięwzięcia. Istnieją sytuacje, kiedy musisz zarejestrować firmę, niezależnie od planowanych przychodów. Rejestracja staje się niezbędna, gdy planowana działalność:
- Wymaga zezwolenia, koncesji lub wpisu do rejestru działalności regulowanej: Niektóre rodzaje działalności, ze względu na ich charakter lub potencjalne ryzyko, wymagają uzyskania stosownych zezwoleń lub koncesji. Przykłady takich działalności to ochrona osób i mienia, sprzedaż alkoholu, organizacja imprez turystycznych, usługi detektywistyczne czy zarządzanie odpadami.
- Została zdefiniowana w przepisach jako działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców: To obejmuje takie usługi jak pośrednictwo ubezpieczeniowe i usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Te działalności są ściśle regulowane i wymagają odpowiednich zezwoleń oraz rejestracji, by móc być prowadzone legalnie.
W przypadku, gdy działalność wpisuje się w którąś z powyższych kategorii, prowadzenie jej bez odpowiedniej rejestracji i spełnienia wymaganych warunków jest niemożliwe i może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi oraz finansowymi.
Działalność nierejestrowana a umowy-zlecenia
Podczas gdy działalność nierejestrowana pozwala na pewne uproszczenia, istnieją określone obowiązki, gdy świadczone są usługi na podstawie umowy-zlecenia. Jeśli prowadzisz działalność nierejestrowaną i wykonujesz usługi na zlecenie, podlegasz ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym jako zleceniobiorca. W takim przypadku osoba lub firma zlecająca usługę (zleceniodawca) ma obowiązek w ciągu 7 dni zgłosić Cię do ZUS i opłacać za Ciebie składki.
Jednakże, jeśli działalność nierejestrowana ogranicza się wyłącznie do sprzedaży towarów, takich jak rękodzieło czy inne produkty, nie ma obowiązku opłacania składek, chyba że istnieją inne okoliczności wymagające tego typu zobowiązań. Przykładem może być sytuacja, w której jesteś studentem poniżej 26 roku życia realizującym zlecenia – wówczas nie podlegasz obowiązkowym ubezpieczeniom, a zleceniodawca nie musi odprowadzać za Ciebie składek do ZUS.
Jak rozliczać się z urzędem skarbowym prowadząc działalność nierejestrowaną
Prowadzenie działalności nierejestrowanej wymaga odpowiedniego rozliczania się z urzędem skarbowym, zwłaszcza gdy osiągasz przychody zarówno z tej formy działalności, jak i z innych źródeł, takich jak umowa o pracę czy umowy-zlecenia. Kluczowym dokumentem w tym procesie jest zeznanie roczne PIT-36, w którym musisz wykazać przychody, koszty, dochód oraz należny podatek od działalności nierejestrowanej.
Specyfika rozliczeń przychodów
W zeznaniu PIT-36 znajdziesz rubrykę „działalność nierejestrowana”, która pozwala na szczegółowe rozliczenie się z tak prowadzonej działalności. Warto zwrócić uwagę, że przychody z działalności nierejestrowanej powinny być obliczane na podstawie rzeczywiście otrzymanych płatności za towary lub usługi. Oznacza to, że dla celów podatkowych liczą się tylko te kwoty, które faktycznie wpłynęły na Twoje konto lub zostały postawione do Twojej dyspozycji w danym roku kalendarzowym.
Rozliczenie kosztów działalności nierejestrowanej
W zeznaniu rocznym masz również możliwość wykazania kosztów, które poniosłeś w związku z prowadzoną działalnością, aby pomniejszyć dochód podlegający opodatkowaniu. Mogą to być na przykład koszty zakupu surowców, towarów handlowych czy zużytej energii. Ważne jest, aby wszystkie te wydatki były odpowiednio udokumentowane, co ułatwi ich rozliczenie w ramach zeznania podatkowego.
Rozliczanie działalności nierejestrowanej a obowiązki związane z ewidencją sprzedaży
Jednym z kluczowych obowiązków podczas prowadzenia działalności nierejestrowanej jest prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży. Taka ewidencja powinna zawierać dane takie jak numer kolejny transakcji, data sprzedaży, wartość sprzedaży oraz narastająca wartość sprzedaży od początku roku. Dzięki tak prowadzonej ewidencji możesz nie tylko monitorować swoje przychody w kontekście limitów dla działalności nierejestrowanej, ale również łatwiej przygotować się do rocznego rozliczenia podatkowego.
Działalność nierejestrowana a VAT
Podatnicy prowadzący działalność nierejestrowaną, czyli działalność o niewielkich rozmiarach, często korzystają ze zwolnienia z VAT. Jest to możliwe, gdy ich roczne obroty nie przekraczają 200 tys. zł. To zwolnienie ma na celu ułatwienie prowadzenia drobnej działalności, zwłaszcza na początku jej istnienia. Ważne jest, aby pamiętać, że podatnicy rozpoczynający działalność w trakcie roku także mogą korzystać ze zwolnienia, jeżeli przewidywana wartość ich sprzedaży nie przekracza wskazanej kwoty, proporcjonalnie do okresu działalności w danym roku.
Jednakże zwolnienie z VAT nie dotyczy sprzedaży niektórych towarów i usług. Należą do nich na przykład metale szlachetne, towary opodatkowane podatkiem akcyzowym, energia elektryczna, wyroby tytoniowe, nowe środki transportu, a także usługi prawne, doradztwo (poza doradztwem rolniczym) czy jubilerskie. Jeżeli działalność obejmuje te towary lub usługi, konieczna jest rejestracja jako czynny podatnik VAT, co wiąże się z obowiązkiem prowadzenia rejestru sprzedaży i zakupów oraz uzyskania numeru NIP.
Działalność nierejestrowana a kasa fiskalna
W przypadku działalności nierejestrowanej obowiązek posiadania kasy fiskalnej zależy od wielkości obrotu oraz rodzaju sprzedawanych towarów lub świadczonych usług. Jeśli roczny obrót na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył 20 tys. zł, nie ma obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Ten limit obowiązuje także proporcjonalnie, jeśli działalność rozpoczęła się w trakcie roku.
Niezbędność posiadania kasy fiskalnej pojawia się jednak, gdy sprzedajesz towary lub świadczone usługi są objęte obowiązkiem ewidencjonowania na kasie fiskalnej, niezależnie od wielkości obrotu. Dotyczy to na przykład sprzedaży gazów płynnych, części do silników spalinowych, nadwozi do pojazdów silnikowych, czy usług takich jak przewóz osób taksówkami, naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów, a także usług kosmetycznych i fryzjerskich świadczonych stacjonarnie.
Podsumowanie
Działalność nierejestrowana oferuje szereg udogodnień dla małych przedsiębiorców, którzy chcą prowadzić swoją działalność z minimalnymi formalnościami. Jest to idealna opcja dla osób rozpoczynających swoją przygodę z biznesem lub dla tych, którzy chcą prowadzić działalność na niewielką skalę. Mimo mniejszej ilości formalności, osoby prowadzące działalność nierejestrowaną muszą spełniać pewne obowiązki, w tym prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży oraz przestrzeganie praw konsumentów, takich jak możliwość odstąpienia od umowy czy prawo do reklamacji
