Jak księgować faktury zaliczkowe?

Księgowość, którą prowadzimy w mieście Gdynia to szereg usług w zakresie rachunkowym, ale i doradztwo księgowe. Na gruncie prac biura księgowego znaleźć można szereg wątpliwych kwestii, które wymagają uściślenia. Ciekawym przykładem jest tutaj księgowanie faktur zaliczkowych. Jak należy dokonać ich księgowania i w jakim okresie ująć faktury zaliczkowe w podatku dochodowym i podatku VAT?

Czym są faktury zaliczkowe?

Zaliczki to część należności wypłacana a konto przyszłej dostawy towarów czy wykonania usług. Ma ona zabezpieczyć wykonanie umowy. Faktury zaliczkowe składają się z elementów, które znaleźć możemy na standardowych FV, czyli:

  • daty wystawienia,
  • kolejnego numeru, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • imion i nazwisk lub nazw firmy podatnika i nabywcy towarów lub usług wraz z ich adresami,
  • adresów prowadzenia działalności obu stron biorących udział w transakcji,
  • numeru identyfikacji podatkowej podatnika,
  • numeru identyfikacji nabywcy na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej,
  • daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub daty otrzymania zapłaty (jeżeli jest inna niż data wystawienia FV),
  • kwoty otrzymanej zapłaty,
  • kwoty podatku,
  • danych dotyczących zamówienia lub umowy (nazwy i rodzaju towarów lub usług, ceny jednostkowej netto, ilości zamówionych towarów, wartości netto zamówionych towarów lub usług, stawki podatku, kwoty podatku, wartości zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku).

Księgowanie FV zaliczkowych

Faktury zaliczkowe nie są ujmowane w KPiR ani w charakterze kosztu, ani przychodu. Moment rozliczenia ich w podatku VAT i w podatku dochodowym jest bowiem inny. Podatek dochodowy od faktury zaliczkowej rozliczany jest w momencie wystawienia lub otrzymania faktury końcowej lub zakończenia świadczenia usługi bądź dostawy towarów. Z kolei podatek VAT rozliczany jest w chwili zapłaty czy otrzymania zaliczki.

Firma, która otrzymuje zaliczkę na poczet przyszłej dostawy lub wykonania usług, ma obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej przy każdym otrzymaniu zaliczki. Księgowanie FV zaliczkowej niesie obowiązek podatkowy w zakresie VAT (ale jeszcze nie podatku dochodowego), dlatego zaliczka musi być potwierdzona wystawieniem faktury do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy towaru lub usługi. Faktury takiej nie można jednak wystawić wcześniej niż na 30 dni przed otrzymaniem płatności.

Prawidłowa księgowość w zakresie faktur zaliczkowych

Zaliczka przyjęta na poczet przyszłych dostaw towarów i usług oraz wystawiona faktura zaliczkowa nie są ujmowane w KPiR. Następuje to dopiero wówczas, gdy towar zostanie wydany lub usługa wykonana, nie później jednak niż w dniu wystawienia faktury końcowej lub ostatniej faktury zaliczkowej (gdy łączna suma zaliczek pokryje 100% należności), bądź od uregulowania należności. Księgowanie FV zaliczkowej zostanie oznaczone zatem jedynie w rejestrze sprzedaży VAT. Z faktury końcowej lub ostatniej faktury zaliczkowej rozliczana będzie tylko ta część VAT, której nie ujęto wcześniej.

W przypadku księgowania faktury zaliczkowej w ewidencji wystawcy, nie jest ona księgowana jako przychód, dlatego podobnie jak w przypadku odbiorcy nie znajdzie się ona w kosztach uzyskania przychodu w momencie jej zapłaty. W KPiR znajdzie się dopiero faktura końcowa. Z kolei w kwestii podatku VAT, podatnik może odliczyć go na zasadach ogólnych, czyli w momencie jej otrzymania.

Jak wygląda księgowość w przypadku zwrotu wpłaconej przez kontrahenta zaliczki?

W sytuacji, w której sprzedaż usług czy towarów nie doszła do skutku, a nabywca zrezygnował już po wpłaceniu zaliczki, konieczne jest wystawienie faktury korygującej. Przyjęcie zaliczki ujęte w ewidencji VAT, wymaga jej wycofania z rejestru, a możliwe jest to właśnie poprzez korektę.

Księgowość Gdynia - podsumowanie

Podsumowując, rozliczenie faktur zaliczkowym nie należy do szczególnie skomplikowanych. Należy zapamiętać, iż nie należy ujmować ich w KPiR w chwili zapłaty czy przyjęcia zaliczki, a dopiero po sfinalizowaniu całej transakcji, gdy dostępna będzie już faktura końcowa lub komplet faktur zaliczkowych. VAT rozliczany jest na bieżąco, a w ostatecznym rozrachunku opłacany jest jedynie w kwocie, która nie została ujęta wcześniej.

Zapraszamy do zapoznania się również z innymi ciekawymi artykułami w tematyce księgowości, w tym między innymi materiałem o tym jak księgować leasing.

Rzetelne biuro rachunkowe z Gdyni dla Twojej firmy. Cenisz solidność, bezpieczeństwo czy nieszablonowe podejście do księgowości? Powierz nam swoją księgowość i wymagaj więcej.

Copyright © 2021 GIT Sp. z o. o. biuro rachunkowe z Gdyni. Wszelkie prawa zastrzeżone | Realizacja getknow