Zaświadczenie A1 jest dokumentem potwierdzającym, że osoba wykonująca pracę w jednym państwie członkowskim Unii Europejskiej podlega systemowi zabezpieczenia społecznego innego państwa członkowskiego. Dokument ów wydawany jest na podstawie regulacji zawartych w rozporządzeniach (WE) nr 883/2004 oraz nr 987/2009, których zasadniczym celem jest koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego we wszystkich państwach członkowskich UE (oraz EOG), tak aby zapobiegać dublowaniu obowiązków ubezpieczeniowych oraz rozbieżnym interpretacjom prawa.
W praktyce zaświadczenie A1 pełni szczególnie istotną funkcję w przypadku osób delegowanych do pracy za granicą oraz osób wykonujących działalność zarobkową w kilku państwach członkowskich jednocześnie. Pierwsza sytuacja dotyczy pracowników tymczasowo delegowanych do innego kraju, którzy – dzięki posiadaniu A1 – pozostają w systemie zabezpieczenia społecznego państwa, w którym standardowo wykonują pracę. Druga sytuacja odnosi się do osób samozatrudnionych, których aktywność gospodarcza rozciąga się na terytorium więcej niż jednego państwa członkowskiego. W obu przypadkach zaświadczenie A1 jednoznacznie wskazuje, w którym państwie należne są składki na ubezpieczenia społeczne, co pozwala uniknąć jednoczesnego opłacania składek w różnych krajach.
Z uwagi na powyższe, posiadanie dokumentu A1 przynosi liczne korzyści. Eliminuje ryzyko podwójnego ubezpieczenia społecznego i związanych z tym nadmiernych kosztów. Gwarantuje też, że pracownik czy przedsiębiorca zachowuje świadczenia i uprawnienia wynikające z systemu zabezpieczenia społecznego w państwie, z którego pochodzi. Tym samym unikane są nieporozumienia z zagranicznymi instytucjami w trakcie kontroli i weryfikacji obowiązków ubezpieczeniowych.
Aby uzyskać zaświadczenie A1, należy wystąpić z wnioskiem do właściwej instytucji zabezpieczenia społecznego w kraju, gdzie dana osoba podlega ubezpieczeniu. W Polsce tym organem jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Wniosek, który należy złożyć przed podjęciem pracy za granicą lub rozszerzeniem działalności poza granice Polski, może zostać złożony przez pracodawcę, pracownika lub osobę samozatrudnioną (jednoosobową działalność gospodarczą).
Szczególnie interesującym zagadnieniem jest kwestia pozyskania zaświadczenia A1 przez nowo powstałą jednoosobową działalność gospodarczą (JDG). Uzyskanie takiego dokumentu tuż po założeniu firmy, bez wcześniejszej historii działalności, jest możliwe, lecz zazwyczaj wiąże się z bardziej skrupulatną oceną ze strony organów ubezpieczeniowych. ZUS, chcąc zapobiec nadużyciom, każdorazowo bada, czy nowo utworzona firma rzeczywiście prowadzi działalność gospodarczą w Polsce, a nie została założona wyłącznie w celu skorzystania z preferencyjnych warunków ubezpieczeniowych.
W kontekście nowo powołanej JDG pojawiają się zasadnicze wymogi, które musi ona spełnić. Po pierwsze, niezbędne jest wykazanie faktycznego prowadzenia działalności gospodarczej na terenie kraju rejestracji. Nowy przedsiębiorca powinien zatem udokumentować aktywność handlową, zawierane umowy z klientami oraz generowane przychody. ZUS ma prawo oczekiwać przedłożenia umów z kontrahentami, faktur, dokumentów księgowych oraz informacji o bieżącej działalności lokalnej, aby wykluczyć sytuację, w której JDG ma charakter czysto formalny.
Po drugie, konieczne jest spełnienie kryterium istotnej (proporcjonalnej) części działalności na terytorium Polski. Zgodnie z regulacjami unijnymi (art. 14 ust. 8 rozporządzenia nr 987/2009), co najmniej 25% działalności przedsiębiorcy powinno być zlokalizowane w kraju rejestracji. Dla nowych firm, które nie mogą wykazać wieloletnich statystyk, obowiązuje zasada szczegółowego uprawdopodobnienia, że planowana aktywność w Polsce będzie znacząca. Przedsiębiorca powinien zatem okazać chociażby harmonogram planowanej działalności, umowy lub listy intencyjne z polskimi klientami oraz możliwie najbardziej precyzyjne prognozy finansowe. Powyższy wymóg jest kluczowy w rozumieniu przepisów unijnych, aby zapobiegać rejestrowaniu firm „na papierze” wyłącznie w celu optymalizacji kosztów ubezpieczeniowych.
Warto zwrócić uwagę na okoliczności rozpoczęcia działalności, które często stanowią fundament decyzji ZUS w sprawie wydania A1. Jeśli motywem założenia JDG jest wyłącznie chęć uzyskania preferencyjnych stawek ubezpieczeniowych i świadczeń, a nie realna potrzeba rynkowa, instytucja ubezpieczeniowa może zakwestionować zasadność wniosku. W szczególności dotyczy to sytuacji, w których przedsiębiorca posiada wyłącznie jednego zagranicznego kontrahenta i nie wykazuje żadnej aktywności na rynku krajowym. W takim wypadku ZUS ma prawo uznać, że działalność prowadzona jest wyłącznie w innym państwie członkowskim i tym samym odmówić wydania zaświadczenia.
Warunki te są szczególnie ważne dla osób samozatrudnionych, które w praktyce często współpracują w dużej mierze z podmiotami zagranicznymi. Nowo utworzona JDG musi zatem wykazać nie tylko planowaną współpracę z klientami z innych krajów, lecz także dowieść, że na rynku polskim także funkcjonuje bądź funkcjonować będzie. Jako przykład wymaganych dokumentów ZUS wskazuje umowy z kontrahentami (zarówno krajowymi, jak i zagranicznymi), dowody sprzedaży i faktury potwierdzające rzeczywistą działalność, a także harmonogram planowanych zleceń w kraju i za granicą. Kluczowe znaczenie może mieć ponadto plan finansowy, z którego wynika, że minimum 25% przychodów będzie pochodziło z rynku polskiego.
Nowo założone firmy, które nie mają jeszcze udokumentowanych przychodów ani szerokiego portfolio klientów, mogą napotkać trudności, ponieważ brak historii działalności biznesowej wzbudza dodatkowe wątpliwości co do autentyczności aktywności. Równie problematyczne bywa niedostarczenie wystarczających dowodów prowadzenia działalności, w tym umów handlowych, rachunków czy potwierdzonych zamówień. Organ ubezpieczeniowy, stwierdziwszy, że firma ma charakter fasadowy, może wydać decyzję odmowną w przedmiocie wydania A1. Z drugiej strony, rzetelne przygotowanie dokumentacji oraz wykazanie realnego działania na rynku krajowym znacząco zwiększa szanse na pozytywne rozpatrzenie wniosku.
Opisane wymogi i zasady mają umocowanie w przywołanych rozporządzeniach unijnych: Rozporządzenie (WE) nr 883/2004 (zwłaszcza art. 11 ust. 3 lit. a) wprost stanowi, że osoba prowadząca działalność gospodarczą podlega ustawodawstwu tego państwa, w którym działalność ta jest faktycznie wykonywana. Rozporządzenie (WE) nr 987/2009 w art. 14 ust. 8 zawiera definicję „znacznej części działalności”, określając minimalny 25-procentowy zakres funkcjonowania w kraju rejestracji. Te same akty prawne ustanawiają także ogólne ramy proceduralne, którymi kierują się instytucje właściwe podczas rozpoznawania wniosków o wydanie A1.
Przedsiębiorcy zainteresowani dodatkowymi wskazówkami dotyczącymi sposobu wypełnienia wniosku o zaświadczenie A1 mogą skorzystać z oficjalnych materiałów ZUS (m.in. dokument „Jak otrzymać zaświadczenie A1?” dostępny na stronie www.zus.pl) oraz wzorów wniosków publikowanych na portalach specjalizujących się w tematyce kadrowo-księgowej (np. druk ZUS US-2). Złożenie kompletnego wniosku i załączników przed rozpoczęciem pracy czy usług za granicą jest warunkiem niezbędnym do szybkiego uzyskania pozytywnej decyzji.
Podsumowując, zaświadczenie A1 stanowi podstawę bezpiecznego i zgodnego z prawem korzystania z wolności świadczenia usług na terenie Unii Europejskiej. Chroni przed problemami związanymi z wielokrotnym opłacaniem składek na ubezpieczenie społeczne oraz zapewnia ciągłość świadczeń. Dla nowo utworzonych jednoosobowych działalności gospodarczych zdobycie tego dokumentu może być większym wyzwaniem, gdyż wymaga kompleksowego wykazania realnej, a nie jedynie formalnej aktywności gospodarczej w Polsce oraz spełnienia kryterium istotnej części działalności (25%). Niemniej jednak właściwe przygotowanie dowodów i rzetelne zaplanowanie działań na rynku lokalnym zazwyczaj pozwala sprostać oczekiwaniom ZUS i uzyskać potrzebne zaświadczenie, co otwiera przedsiębiorcy drogę do swobodnego świadczenia usług w państwach członkowskich UE.
